Política de Privacidad

Waco3 trata la información personal en dos roles distintos, y tus derechos dependen de cuál aplique:

• Somos el responsable del tratamiento de la información descrita en esta política sobre ti: tu cuenta, facturación, mensajes de soporte y cómo usas nuestro sitio y nuestra app.
• Somos un encargado del tratamiento de la información que tú guardas en Waco3 sobre tus clientes: sus nombres, correos, los documentos que les envías y cómo interactúan con ellos. De esos datos, tú eres el responsable: se tratan según tus instrucciones, los usamos solo para prestarte el Servicio y se rigen por tus propias prácticas de privacidad. Si eres cliente de uno de nuestros usuarios y tienes preguntas sobre tus datos, contacta al negocio con el que trabajaste; nosotros le ayudaremos a responder.

Información que nos proporcionas. Al crear una cuenta recopilamos tu nombre, correo electrónico y contraseña. Si te suscribes a un plan de pago, tu pago lo procesa Stripe; recibimos datos de facturación limitados (como el plan, el estado de la transacción y los últimos cuatro dígitos de tu tarjeta), pero no almacenamos números de tarjeta completos. También recopilamos los documentos y demás contenido que creas en el Servicio, los mensajes que nos envías para soporte. Si usas la entrada por voz, tu dispositivo nos envía una grabación, la hacemos transcribir y conservamos solo el texto resultante. El audio se mantiene en memoria durante la transcripción y nunca se escribe en nuestro almacenamiento (ver sección 8).

Información que recopilamos automáticamente. Si consientes las analíticas, recopilamos información de uso y de dispositivo: páginas vistas y acciones realizadas; características del navegador, el dispositivo y la pantalla; tipo de conexión de red; idioma y zona horaria; ubicación aproximada derivada de tu dirección IP; páginas de referencia y parámetros de campaña; con qué frecuencia vuelves y cuándo nos visitaste por última vez; y señales de interacción como desplazamiento, clics, inactividad y salida, interacción con formularios (si un formulario se inició o se abandonó, no lo que escribiste), errores del sitio y tiempo de interacción. Usamos esto para entender qué funciona, arreglar lo que falla y mejorar el Servicio. Nuestra Política de Cookies lista exactamente qué guardamos en tu dispositivo, y nada más allá del almacenamiento estrictamente necesario se ejecuta antes de que consientas.

Cuando tus clientes ven, firman o responden algo que envías con Waco3, tratamos información relacionada en tu nombre, como su correo, marcas de tiempo y eventos de interacción (aperturas, vistas, firmas, respuestas de encuestas), para mostrarte los resultados. Usamos esa información solo para prestarte el Servicio, nunca para nuestra propia publicidad, y no contactamos a tus clientes salvo para entregar lo que tú envías. Eres responsable de informar a tus clientes sobre este tratamiento cuando lo exijan las leyes que te aplican.

Usamos la información personal para: prestar, operar y proteger el Servicio; crear y gestionar tu cuenta; procesar suscripciones y facturación; habilitar las funciones de IA que elijas usar; brindar soporte; entender y mejorar el uso del Servicio; enviarte comunicaciones sobre el servicio y, cuando esté permitido, promocionales; y cumplir con obligaciones legales.

Si te encuentras en el Espacio Económico Europeo o el Reino Unido, nos basamos en: ejecución de un contrato (para prestar el Servicio que contrataste); intereses legítimos (para proteger y mejorar el Servicio, sin anular tus derechos); consentimiento (para cookies de analíticas y publicidad, y marketing donde se requiera); y obligación legal (para cumplir deberes legales y fiscales). Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento.

En nuestro sitio web (waco3.io). Las analíticas y la publicidad están desactivadas por defecto y solo se activan si las aceptas en nuestro banner de consentimiento, donde puedes elegir analíticas y publicidad por separado. Hasta que aceptes las analíticas, no enviamos ningún evento de analítica. Usamos Google Analytics 4 con el Modo de Consentimiento y anonimización de IP; antes del consentimiento no se instala ninguna cookie de analíticas o publicidad. Puedes cambiar o retirar tu elección en cualquier momento con el botón "Configuración de cookies" del pie de página y al final de esta página, y respetamos las señales de Global Privacy Control (GPC): cuando tu navegador envía GPC, las señales de publicidad permanecen desactivadas sin importar cualquier otra configuración. Nuestra Política de Cookies lista cada cookie y elemento de almacenamiento que usa el sitio web.

Dentro de la aplicación, una vez que inicias sesión, las analíticas de producto (PostHog) funcionan como parte del Servicio. Así detectamos errores y entendemos qué funciones se usan, y no se emplean para publicidad. Ponemos límites reales en lugar de pedirte que confíes: todo lo que escribes se enmascara en las grabaciones de sesión, así que contraseñas, datos de clientes y términos contractuales nunca se capturan; el lienzo del documento está bloqueado por completo, así que el contenido de tus documentos nunca se graba; y las analíticas nunca se ejecutan en las páginas dirigidas a destinatarios: los documentos compartidos, páginas de firma, encuestas y portales de cliente que ven tus clientes no llevan ninguna analítica de producto.

Podemos trabajar con socios de publicidad (como Google) que usan cookies y tecnologías similares para medir nuestro marketing y, cuando lo hayas consentido, mostrarte anuncios relevantes en otros sitios. Bajo la CPRA de California, este tipo de publicidad conductual entre contextos puede considerarse "compartir" información personal. Puedes optar por no participar en cualquier momento con el botón "Configuración de cookies", rechazando la publicidad en nuestro banner, o mediante una señal GPC de tu navegador. Las señales de publicidad no se activan a menos que las aceptes.

Cuando usas una función de IA, el contenido que proporcionas y el resultado generado se envían a un proveedor de IA externo, actualmente OpenAI, Google (Gemini) o DeepSeek, que genera tu resultado. Las solicitudes se enrutan automáticamente, y tu contenido nunca se envía a ningún proveedor de IA distinto de esos.

Waco3 no construye ni entrena modelos de IA y nunca usa tu contenido para hacerlo. Lo que cada proveedor puede hacer difiere: OpenAI y Google tienen contractualmente prohibido usar tu contenido para entrenar o mejorar sus modelos, mientras que los términos de DeepSeek le permiten usar ese contenido para desarrollar y mejorar sus servicios, y DeepSeek lo trata en la República Popular China. Nuestra Política de IA lo detalla proveedor por proveedor, con los períodos de conservación.

No vendemos tu información personal por dinero. Si consientes la publicidad, las divulgaciones resultantes a socios publicitarios pueden considerarse "compartir", o, bajo algunas leyes, una "venta", para publicidad conductual entre contextos; eso ocurre solo con tu consentimiento, y puedes optar por no participar en cualquier momento como se describe en las secciones 7 y 13. Más allá de eso, compartimos información personal únicamente con proveedores que la tratan en nuestro nombre para operar el Servicio, y solo en lo necesario:

• DigitalOcean: alojamiento en la nube, base de datos y caché de la aplicación (Estados Unidos)
• Cloudflare: red de entrega de contenido, protección contra bots y almacenamiento de tus archivos y documentos
• Stripe: facturación de suscripciones y procesamiento de pagos
• Resend y Mailtrap: envío de correos transaccionales y de notificación
• OpenAI: proveedor de IA: generación de texto, embeddings, voz a texto (Estados Unidos)
• Google: proveedor de IA: generación de texto, embeddings, voz a texto; e inicio de sesión con Google (Estados Unidos)
• Groq: proveedor de IA: voz a texto (Estados Unidos)
• DeepSeek: proveedor de IA: generación de texto (República Popular China)
• Microsoft: inicio de sesión con Microsoft
• PostHog: analíticas de producto y monitoreo de errores dentro de la aplicación Waco3
• Google Analytics: analíticas del sitio waco3.io únicamente, y solo si lo consientes
• Unsplash, Pexels, Pixabay: búsqueda de imágenes de stock; tus términos de búsqueda se envían cuando la usas
• Brave Search, OpenCorporates: investigación pública de empresas, cuando usas la investigación de clientes (ver sección 10)

También podemos divulgar información cuando la ley lo exija, para proteger nuestros derechos o la seguridad de otros, o en relación con una fusión o adquisición. En ese caso esta política seguirá aplicando a tu información.

Solicitudes de autoridades y fuerzas del orden. Nuestra política es divulgar tu información solo cuando nos obligue un proceso legal válido, oponernos a solicitudes excesivas o defectuosas, y avisarte antes de divulgar, salvo que la ley nos prohíba decírtelo.

Mantenemos esta lista actualizada junto con la sección de servicios de nuestra página de Licencias de Terceros.

Si usas la investigación de clientes, buscamos información sobre una empresa que tú indicas. Consultamos fuentes públicas: resultados de búsqueda web (Brave Search), registros mercantiles públicos (OpenCorporates) y el propio sitio web de la empresa, que nuestros servidores visitan y leen. Pasamos lo encontrado por un proveedor de IA para armarte un resumen.

Ese resumen puede incluir nombres y datos profesionales públicos de personas que aparecen en esas fuentes, que no son usuarios nuestros ni se han registrado en nada. Solo recopilamos lo que ya está publicado públicamente, no intentamos identificar a particulares y no creamos perfiles de personas más allá del contexto empresarial que consultaste.

La investigación se elimina automáticamente: las ejecuciones de más de 12 meses se borran (conservamos las cinco más recientes por cliente para no vaciar tu historial), y lo que elimines se purga en 30 días. Puedes eliminar cualquier investigación cuando quieras desde la ficha del cliente. Si apareces en una investigación hecha por uno de nuestros usuarios y quieres que se retire, escribe a [email protected] y actuaremos.

Estamos en Estados Unidos y nuestros proveedores pueden tratar información allí y en otros países. Cuando transferimos información personal desde el EEE, aplicamos salvaguardas adecuadas como las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea; para transferencias desde el Reino Unido, usamos además el Anexo de Transferencia Internacional de Datos de la ICO a dichas cláusulas (el "Anexo del Reino Unido").

Una excepción que debes conocer. El contenido enviado a nuestro proveedor de IA DeepSeek se trata en la República Popular China. China no está cubierta por una decisión de adecuación de la Comisión Europea, y DeepSeek no ofrece Cláusulas Contractuales Tipo. Si te encuentras en el EEE o el Reino Unido, o manejas datos de clientes que deban permanecer allí, tenlo en cuenta antes de usar las funciones de IA, y consulta nuestra Política de IA para el detalle.

Conservamos la información personal solo mientras la necesitamos. Estos son los plazos que nuestros sistemas aplican realmente:

• Datos de cuenta y Tu Contenido (según se define en nuestros Términos de Servicio): mientras tu cuenta esté activa.
• Tras eliminar tu cuenta: pierdes el acceso de inmediato, y conservamos los datos subyacentes 30 días antes de borrarlos definitivamente, para que un borrado accidental pueda revertirse. Exporta tus datos antes de eliminarla.
• Analíticas de interacción (sesiones de vista de documentos, encuestas y portales): 24 meses.
• Eventos de seguridad y auditoría: 400 días.
• Notificaciones en la app: 90 días.
• Investigación de clientes: 12 meses, conservando las cinco más recientes por cliente; lo eliminado se purga en 30 días.
• Registros de facturación: durante el tiempo que exijan las leyes fiscales y contables.
• Registros de auditoría de firma y sobres: se conservan con los documentos a los que pertenecen y no se purgan, porque un registro de auditoría que caduca no es un registro de auditoría.
• Constancia de que aceptaste nuestros términos y tu consentimiento de renovación automática: se conservan de forma permanente como evidencia, pero se desvinculan de tu identificador de cuenta cuando la eliminas.
• Prompts y resultados de IA: los conserva el proveedor de IA que atendió la solicitud según sus propias reglas (ver sección 8); los borradores resultantes viven en tu cuenta como cualquier otro contenido.
• Copias de seguridad: nuestra base de datos gestionada conserva 7 días de copias rotativas, así que los datos eliminados desaparecen de ellas en aproximadamente una semana desde su salida de producción.

Puedes pedirnos eliminar tu cuenta y los datos asociados en cualquier momento, y puedes hacerlo tú mismo desde Configuración.

Puedes tener derecho a acceder, corregir, eliminar o recibir una copia de tu información personal; a restringir u oponerte a ciertos tratamientos; a retirar el consentimiento; y a optar por no participar en la "venta" o el "compartir" de información personal para publicidad conductual entre contextos. Atendemos estas solicitudes de todos nuestros usuarios, vivan donde vivan.

Para ejercerlas, escribe a [email protected]. Enviar la solicitud desde el correo de tu cuenta es la forma más simple de que la verifiquemos; si escribes desde otra dirección, podemos pedirte información adicional para confirmar tu identidad, y un agente autorizado que actúe en tu nombre debe presentar tu permiso firmado. Responderemos dentro del plazo que exija la ley aplicable. Si rechazamos una solicitud, te explicaremos por qué, y puedes apelar respondiendo a nuestra respuesta. No te discriminaremos por ejercer tus derechos. Si estás en el EEE o el Reino Unido, también tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos.

Los residentes de California pueden optar por no participar en el "compartir" de información personal para publicidad conductual entre contextos rechazando la publicidad en nuestro banner de consentimiento, usando el botón "Configuración de cookies", o activando Global Privacy Control (GPC) en su navegador. Tratamos la señal GPC como una exclusión válida y mantenemos las señales de publicidad desactivadas mientras esté presente. También puedes escribir a [email protected] con el asunto "Do Not Sell or Share" (No vender ni compartir).

Waco3 es lo bastante pequeño como para no alcanzar necesariamente los umbrales que hacen obligatorias estas reglas de California. Aun así, respetamos estos derechos de exclusión para todo el mundo, por los medios indicados arriba.

El Servicio está pensado para personas que gestionan un negocio y no está dirigido a menores. No recopilamos conscientemente información personal de personas menores de 16 años. Si crees que un menor nos ha proporcionado información, contáctanos y la eliminaremos.

Usamos medidas técnicas y organizativas comercialmente razonables para proteger la información personal. El tráfico hacia y desde el Servicio va cifrado en tránsito, tus datos se almacenan en infraestructura gestionada que cifra los datos en reposo, y el acceso está restringido a los sistemas que lo necesitan.

Direcciones IP. No almacenamos direcciones IP en crudo para analíticas de lectura o interacción. Esas usan un hash con sal, de un solo sentido, que no puede revertirse a una dirección, y nunca se muestra al propietario del documento. Sí registramos la dirección IP de quien firma un documento o responde una encuesta, porque forma parte de la evidencia que da valor a una firma, y la de tus propias sesiones de inicio de sesión, para que puedas revisarlas y cerrarlas.

Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro, así que no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si una brecha de seguridad afecta tu información personal, te notificaremos a ti y a las autoridades pertinentes según lo exija la ley aplicable, por ejemplo, dentro de los plazos de la Florida Information Protection Act, o de la notificación a la autoridad en 72 horas del RGPD, cuando apliquen.

Esta política forma parte de nuestros Términos de Servicio. Podemos actualizarla ocasionalmente; si hacemos cambios sustanciales, te avisaremos por correo y en la app al menos 30 días antes de que entren en vigor, y actualizaremos la fecha en la parte superior de esta página.

¿Preguntas o solicitudes sobre tu privacidad? Escribe a [email protected]. Todos nuestros documentos legales están listados en waco3.io/es/legal.